Reflexões de Gestão
Quando vamos levantar o nosso carro à oficina após a revisão e nos é apresentada a factura, sabemos que nela irão constar as verbas referente à mão-de-obra utilizada e às peças colocadas. Esta descriminação de valores é importante para nós e é fundamental para a gestão da oficina. O mesmo se passa com a reparação de outro qualquer equipamento, ou mesmo com os serviços de um electricista ou picheleiro.
Assim sendo porque é que grande parte dos gestores de gabinetes de contabilidade não possuem a informação do tempo consumido por cada um dos seus clientes e se limitam a estimar o valor a cobrar?
Principalmente porque a maioria das tarefas executadas num gabinete de contabilidade são de curta duração. Tarefas de 5, 10 ou 15 minutos são mais difíceis de registar porque obrigam a uma grande disciplina e são muito mais difíceis de analisar.
Não seria fácil para qualquer pessoa, agrupar de forma lógica - por cliente, funcionário e tarefa - todos os registos gerados num gabinete de contabilidade num único dia e muito menos num mês ou num ano.
A solução seria que cada elemento do gabinete o fizesse de forma intuitiva e automática enquanto trabalha, sem a necessidade de alocar recursos extra para obter essa informação.
O ideal seria também que, sem qualquer esforço adicional, a informação fosse disponibilizada ao gestor em forma de mapas e gráficos de leitura simples e imediata.
Neste momento, tudo isto já é possível.
Toda a informação realmente relevante para a gestão da sua empresa, está ao seu alcance!
O Tempos Software é um programa de gestão de produção para gabinetes de contabilidade, que através de mecanismos automáticos e semi-automáticos de registo e controlo de tarefas, permite que o gestor obter, sem qualquer esforço adicional, a informação de que realmente necessita para gerir a sua empresa.
Estes mecanismos não só permitem que a informação seja automaticamente armazenada e contribua de imediato para os resultados a apresentar nos diferentes mapas e relatórios, como previne erros e esquecimentos do utilizador.
Alguns exemplos:
O Tempos (figura 1) mantém-se sempre activo numa pequena janela sobreposta a todos as outras, para que o utilizador possa, a qualquer momento, saber qual a tarefa e cliente que está a registar. Este é apenas um dos vários mecanismos criados para prevenir erros e esquecimentos.
Figura 1
Os relatórios (figura 2) do Tempos Software foram criados para disponibilizar toda a informação de que o gestor necessita, quando pretende analisar a produção e a rentabilidade de cada um dos seus clientes, funcionários, ou da empresa no seu todo.
A coluna “Avença - Euros” disponibiliza o valor da avença anual de cada um dos clientes e a coluna “Avença – Minutos” o total de minutos que o cliente “tem direito” a consumir por ano (Avença anual / Custo Hora).
As colunas “Gasto” disponibilizam a mesma informação, mas agora do tempo e valor gastos por cada cliente até ao momento.
As colunas “Disponível” mostram os minutos e o valor que o cliente ainda pode consumir até ao final do ano, ou, se negativo, o valor consumido a mais até ao momento.
Por fim a coluna “Disponível” mostra qual o resultado previsível do cliente no final do ano. De referir que o mapa abaixo foi gerado no final do ano, pelo que os valores das colunas “Disponível” e “Disponível” são obviamente iguais.
Figura 2
O mapa seguinte (figura 3) mostra-nos a distribuição do tempo consumido pelo cliente E760 no ano de 2006.
Figura 3
Este mapa (figura 4), por seu lado, mostra-nos a distribuição por funcionário do tempo consumido pelo mesmo cliente no mesmo ano.
Figura 4
A distribuição do tempo por tarefa (figura 5) também é disponibilizado nos nossos relatórios.
Figura 5
O Tempos Software disponibiliza um conjunto de relatórios e funcionalidades que vai muito para além dos atrás expostos.
Para os conhecer em pormenor
contacte-nos.