As empresas de prestação de serviços – gabinetes de contabilidade, escritórios de advogados, gabinetes de engenharia e arquitectura e tantas outras – necessitam tanto de informação de gestão como as empresas que produzem ou comercializam bens.
As empresas de prestação de serviços vendem fundamentalmente tempo e conhecimento, por isso é comum pensarmos que a informação de gestão não pode ser exaustiva, fiável e tão útil como em qualquer outra empresa.
O software “Tempos” foi criado para fornecer a informação de gestão útil e fiável que faltava às empresas de prestação de serviços.
A primeira grande dificuldade com que se deparavam os gestores de empresas de prestação de serviços na criação de um sistema de informação de gestão, era o custo da recolha de informação relevante. De facto, a inexistência de algo físico para contar obrigava a sistemas de controlo dispendiosos e não raras vezes à afectação de pessoal não produtivo a essas tarefas.
A equipa do “Tempos” estava perfeitamente consciente deste facto. O grande desafio era então criar um sistema que permitisse às empresas, sem qualquer custo adicional, obter a informação de gestão que até então só poderiam recolher com um aumento significativo e muitas vezes proibitivo de custos.
As formas de controlo dispendiosas e por vezes pouco rigorosas, dão lugar na nossa solução a mecanismos automáticos ou semi-automáticos de controlo que não necessitam da afectação de recursos adicionais por parte da empresa, não implicando assim qualquer custo adicional ao do próprio software.
Com o sistema de recolha de dados utilizado na nossa solução, os utilizadores são avisados da necessidade de alterar o registo da tarefa ou do cliente. Essa alteração é feita de forma totalmente amigável e sem perdas de tempo que impliquem redução de produtividade.
Com uma simples configuração, efectuada no momento da instalação do software pela nossa equipa de instaladores, o “Tempos” ficará adaptado à realidade específica da sua empresa, de forma que o registo do tempo consumido nas várias tarefas e clientes seja efectuado de forma intuitiva pelo utilizador.
Mas afinal, qual é a informação de gestão de que aqui se fala?
Informação de gestão para empresas de prestação de serviços. Ou seja, informação que possa medir, valorizar e comparar os consumos da “matéria-prima” utilizada por empresas de prestação de serviços: O TEMPO
Tomemos como exemplo um gabinete de contabilidade. Para conseguir saber o custo de cada hora consumida pelos seus clientes, o gestor do gabinete de contabilidade vai necessitar de um conjunto alargado de informação. Mas antes de tudo vai ter que saber quantas horas pode realmente “vender”.
A má notícia, no entanto, é que não pode vender a totalidade das horas que “comprou” aos seus funcionários. Porquê? Porque, para além das horas de pausa de cada funcionário (e estas podem ser contadas, ou estimadas com relativa facilidade) existem muitas horas que são consumidas pelo próprio gabinete de contabilidade e por isso mesmo não podem ser vendidas (estas sim de contagem difícil).
Tarefas como processamento de avenças, elaboração de orçamentos para trabalhos ocasionais, cobranças, estudo da legislação e actualização técnica por exemplo, consomem uma boa fatia do tempo total, reduzindo dessa forma o tempo vendável.
Por tudo o que foi dito atrás, nós dividimos o tempo utilizado em dois grandes grupos:
- TEMPO COBRÁVEL
- TEMPO NÃO COBRÁVEL
Apenas desta forma, conhecendo com rigor as horas que o gabinete de contabilidade tem realmente para vender, é possível saber o mínimo valor a cobrar aos seus clientes, evitando perder dinheiro.
Para que serve e qual a mais valia que pode proporcionar?
A utilidade deste software vai muito além do simples conhecimento do valor mínimo a cobrar pelo gabinete de contabilidade aos seus clientes. Os próprios clientes podem e devem ser estudados e comparados em detalhe. Normalmente um gestor de um gabinete de contabilidade tem que propor a avença a cobrar a um novo cliente antes de ter o conhecimento ideal do mesmo.
Esse facto pode levar a que as avenças propostas não sejam as mais correctas. O erro nesta fase é sempre extremamente perigoso, uma vez que uma avença mais baixa que o indicado para determinado cliente pode levar muito tempo a corrigir. Não é fácil proceder a aumentos de avenças e muito menos antes de completado o primeiro ano de trabalho.
Por outro lado uma proposta de avença superior ao indicado, pode levar a que o cliente opte por outro gabinete de contabilidade.
Em ambos os casos o indicado seria conhecer o cliente antes de começar a trabalhar com ele. E o ideal seria o gestor ter o conhecimento aproximado das horas que o cliente irá consumir ao gabinete de contabilidade. Mas como isso normalmente não é possível podemos simular esse conhecimento através do software “Tempos”. Na base de dados de clientes do gabinete de contabilidade é provável existirem clientes similares ao cliente em análise. Então, determinando o tempo que esses clientes consomem em média, é possível fazer uma estimativa bem mais aproximada do valor correcto da avença, incluindo ou não factores de correcção.
Com uma concorrência tão feroz como a que existe neste ramo de actividade, a informação de gestão é absolutamente crucial e pode fazer a diferença entre ganhar ou perder o cliente. E que dizer em relação aos clientes do escritório? Seria importante saber os que lhe estão a dar lucro ou prejuízo?
Nós pensamos que é fundamental. Tomemos como exemplo a contratação de um novo funcionário. Imaginemos que um determinado gabinete de contabilidade, recebeu num curto período cinco novos clientes e que os recursos humanos que dispõe estão utilizados na sua plenitude. A solução que nos ocorre de imediato é a contratação de mais um elemento, seja a tempo parcial ou não.
Mas se o gestor do gabinete de contabilidade em questão, tiver ao seu dispor uma informação de gestão fiável, poderá sem qualquer esforço verificar se existem clientes no gabinete que estejam a dar prejuízo e quais. Pode inclusivamente ordenar os clientes por rentabilidade e seleccionar os clientes a dispensar para que possa receber os tais novos clientes sem ter de contratar mais pessoal, aumentando com esta troca a rentabilidade global do seu gabinete de contabilidade.
Muitos outros exemplos poderiam ser dados. Desde a rentabilidade acrescida conseguida com o conhecimento exaustivo (mesmo na ausência do seu responsável) do tipo de trabalho e do tempo gasto por cada um dos elementos do gabinete de contabilidade. Passando pelo conhecimento do tipo de tarefas e/ou clientes que dão mais lucro ou prejuízo ao gabinete. Até á simulação da rentabilidade futura de cada um dos clientes, com o objectivo de antecipar a sua análise e possibilitar que a informação possa ser utilizada sem necessidade de esperar pela recolha de dados de um ano completo.
Como ficou claro por alguns exemplos atrás analisados, é possível aumentar significativamente a rentabilidade das empresas de prestação de serviços, sem qualquer esforço e apenas com base na informação de gestão adaptada às suas necessidades.
O aumento de proveitos ou a redução de custos são seguramente as formas mais comuns de tentar aumentar os resultados de uma empresa, apesar de existirem vários estudos que provam que as formas mais simples de aumentar os resultados são as que têm origem e dependem de melhorias internas.
A melhoria contínua do desempenho deve constituir um objectivo permanente da organização. Num mercado concorrencial parar é regredir, porque os concorrentes não param. O aumento de proveitos ou a redução de custos são, a maioria das vezes, consequência da melhoria da informação e da organização internas e não o contrário.
Algumas das informações disponibilizadas pelo "Tempos Software"
- Tempo cobrável e não cobrável utilizado pela empresa num determinado período de tempo;
- Tempo cobrável e não cobrável utilizado por cada um dos seus funcionários;
- Tempo consumido por cada um dos seus clientes;
- Toda a informação anterior dividida por tarefas;
- Análise comparativa de clientes;
- Análise comparativa de funcionários;
- Rentabilidade por cliente. O lucro ou prejuízo de cada cliente até ao momento e a previsão da sua rentabilidade futura;
- Informação ao segundo de tudo o que está a acontecer na empresa. Com um simples click é possível saber o que cada funcionário está a fazer, em que cliente e tarefa está a trabalhar, há quanto tempo etc;
- Gráficos e mapas de leitura rápida;
- Listagem exaustiva de tudo o que aconteceu, na empresa, num determinado período de tempo;
- E um conjunto de outras funcionalidades como relógio de ponto, mensagens internas, apontamentos e alertas por cliente etc.
Relação custo beneficio e formas de pagamento
Pela análise das funcionalidades do software “Tempos” torna-se simples perceber que esta nossa solução se paga a si própria num curto espaço de tempo e por várias vias:
- O aumento das avenças de alguns clientes que estejam a dar prejuízo ao escritório, torna-se bastante mais simples porque é suportada em factos e pode ser demonstrada. O aumento conjunto de cerca de 100 euros por mês em avenças, permite, em termos médios, pagar a aquisição e instalação da nossa solução numa empresa com 5 postos de trabalho;
- A análise e detecção de tarefas que estão a causar prejuízo à empresa, permite estudar formas alternativas de relacionamento com os clientes e com isso poupar tempo que pode ser utilizado em novos clientes sem aumento de custos;
- A poupança de tempo e o aumento de informação que a nossa solução proporciona ao gestor não é facilmente quantificável, mas a poupança de 4 horas por mês ou 12 minutos por dia, pode traduzir-se num aumento de produtividade que paga por si só o investimento.
No caso de não pretender efectuar este investimento de uma só vez, dispomos também de uma linha de financiamento.
Muito mais poderia ser dito acerca da utilidade desta solução, mas como acreditamos que nada do que poderíamos dizer o conseguiria esclarecer melhor do que uma demonstração completa do software “Tempos”, optamos por lhe deixar um convite para
marcar uma demonstração da nossa solução. Pode também ver uma breve
apresentação on-line do software “Tempos” e ficar um pouco mais familiarizado com o seu funcionamento.